Tuottaako ajanhallinta haasteita?

Tuottaako ajanhallinta haasteita?

Kuulostaako sanat ylikuormitus, kiire, stressi tai se, että tuntuu, ettet saa mitään aikaiseksi tutulta?
Käykö sinulle niin, että työtehtävät ”jotka eivät vie kauan aikaa” vievätkin lopulta suurehkon osan päivästäsi? Päivä saattaa kulua kuin huomaamatta erilaisen sillisalaatin kanssa toimiessa. On palavereita ja niihin valmistautumista, sähköpostin purkamista ja somekin laulaa. Lisäksi esimieheltä tai työkavereilta tulee avunpyyntöjä ja ylimääräisiä tehtäviä ex-tempore, jotka sotkevat ajanhallintaasi.

Nykypäivänä multitaskaaminen tuntuu olevan jo trendi itsessään. Valitettavasti se on vain erittäin huolestuttava trendi. Aivoille tulee rasitusta ympäriinsä jatkuvista keskeytyksistä ja informaatiotulvasta. Loputon to-do-lista vain jatkaa kasvamistaan sikäli kun alkupäästä saadaan vedettyä yliviivaus tehdyn asian kohdalle.

Ajanhallinta on itsensä johtamista. Tässä muutama hyväksi havaitsemani vinkki ajanhallintaan ja siihen kuinka voit johtaa itseäsi tehokkaampaan tekemiseen, jossa et uuvu ja kuormitu. 

1. Priorisointi

Priorisoi mitä sinun kannattaa oikeasti tehdä ja mitkä työt vievät eteenpäin. Jätä sellaiset tehtävät tekemättä tai siirrä toiseen ajankohtaan, jotka eivät tällä hetkellä edistä tärkeimpiä tehtäviäsi. Voit vaikka tehdä priorisointilistan seuraavalla mallilla:

1. tärkeät kiireelliset työt (=tee mahdollisimman pian)
2. tärkeät ei-kiireelliset työt (tee heti kun aikaa)
3. kiireettömät työt (tee sitten kun kaikki tärkeät on tehty)
4. ei-niin tärkeät, mutta tehtävä työt (tee sitten kun ei ole muuta tekemistä ja katso voiko jotain jopa jättää tekemättä)

Suunnittele ajankäyttöäsi ja kalenteroi. Pidä huoli, että saat jotain aikaiseksi joka päivä. Vaikka edes jotain pientä.

2. Opettele sanomaan ei

Jos sanot kaikkeen kyllä, et pysty millään hoitamaan kaikkea hyvin. Sähläät vähän sinne sun tänne ja mikään ei ole täydellisesti hoidossa. Aikataulusi venyy ja paukkuu ja stressitaso kasvaa. Ylikuormitus lisääntyy ja tuottavuutesi heikkenee. Uusien ehdotusten ja työtehtävien ilmaantuessa, pohdi jälleen, viekö tämä tehtävä sinua tai työtäsi eteenpäin eli kannattaako siihen sanoa kyllä vai ei. Opettele sanomaan ei. Älä tee jotain vain miellyttääksesi muita.

 3. Pyri hoitamaan hommat kerralla kuntoon

Sinulle kilahtaa sähköposti, olet jonkin homman touhussa, mutta luet silti sähköpostin ja päätät palata siihen myöhemmin. Näin ollen käytät siis aikaasi tuplaten saman sähköpostin lukemiseen. Vinkkini onkin: älä lue samaa sähköpostia kahdesti. Tälläkin pienellä muutoksella vapautat aikaa sekä omaa stressitasoasi pienemmäksi.Varaa kalenteriisi esimerkiksi aamuun ja loppupäivään ajankohdat, jolloin käyt sähköpostiasi läpi. Älä selaa sitä pitkin päivää. Onko myös joitakin muita töitä, joihin voit ottaa saman mallin käyttöön?

Keskity siis siihen mikä on tärkeää. Pohdi mikä vie eteenpäin ja mikä ei. Mikä saa sinut jaksamaan paremmin ja vähentää kuormittumistasi. Näin saat enemmän aikaan ja teet työsi tuottavammin ja laadukkaammin. Stressitasot laskee ja jaksat paremmin!